Si vous êtes l'un de ceux qui ont une notification rouge au-dessus de l'icône de leur application Gmail contenant un nombre supérieur à 1 000, vous êtes au bon endroit..
Le stress de la vie moderne et la charge de travail croissante signifient que beaucoup d’entre nous sont inondés de courriels 24 heures sur 24 avec très peu de connaissances (ou de temps) pour lire ou gérer de manière productive l’afflux constant..
Voici quelques astuces utiles pour envoyer et recevoir des courriels en un tournemain.
# 1 Reprendre les accidents avec 'Annuler envoyer'
Que vous ayez envoyé le mauvais courriel à la mauvaise personne ou oublié une pièce jointe cruciale, la fonction «Annuler l'envoi» est votre avantage. La fonction vous permet de définir votre courrier électronique afin de pouvoir le rappeler pendant 30 secondes maximum, mais vous devez l'activer. Dans les paramètres, faites défiler jusqu’à Annuler l’envoi, puis définissez la période d’annulation souhaitée..
# 2 Utilisez les filtres pour éliminer
Si vous avez plus de 1 000 courriers indésirables non ouverts dans votre boîte de réception, utilisez des filtres pour déplacer les messages entrants inutiles dans le dossier ou l'étiquette approprié. En accédant aux paramètres, puis aux filtres, puis à "créer un nouveau filtre" et en sélectionnant "Ignorer la boîte de réception", certains messages éviteront complètement votre ligne de mire. «Si votre grand-mère vient de découvrir des gifs et veut que vous preniez part à l'amusement, configurez tous les courriels de votre grand-mère pour qu'ils atteignent automatiquement votre dossier 'Grandma Gifs' sans faire aucun travail…», déclare John Rae-Grant, responsable produit chez Gmail..
# 3 Code de couleur vos messages
Alors que Gmail sépare automatiquement les e-mails de notification relatifs aux promotions et aux réseaux sociaux, l'utilisation de la fonctionnalité de couleur des étoiles vous permet de séparer encore davantage vos messages. Il s'agit d'un processus manuel, mais en utilisant également des marqueurs d'importance, Gmail va lentement "apprendre" ce qui est important pour vous et hiérarchiser ces messages en fonction de votre classement..
# 4 Envoyer de grandes pièces jointes avec le nuage
Utilisez-vous le 'nuage' à son avantage? Au lieu d’essayer d’envoyer une très grosse pièce jointe, utilisez Google Drive pour insérer des fichiers. Tous vos messages renverront à un document Drive basé dans le nuage, à partir duquel toutes les personnes à qui vous avez envoyé un courrier électronique peuvent travailler. «De plus, vous n'avez pas à vous soucier des messages d'erreur de pièces jointes surdimensionnés, car vous pouvez insérer des fichiers de disque jusqu'à 15 Go», déclare Rae-Grant..
# 5 Passez à l'action avec des alertes
Gmail ne laissera pas échapper d'importantes réponses par courrier électronique grâce aux boutons d'action rapide qui vous invitent à prendre des mesures immédiates pour certains courriers électroniques, tels que l'enregistrement sur un vol, l'ouverture d'un document ou l'évaluation d'un restaurant. Si votre email entrant contient un événement, vous pouvez cliquer dessus pour qu'il soit automatiquement ajouté à votre agenda. Facile comme.
[via Fast Company]